Pystytkö keskittymään työpäivän aikana vaativiin, pitkäjänteisiin suunnittelutehtäviin? Ehditkö syventyä ajattelemaan ja arvioimaan, tekemään tärkeitä ja suuria ratkaisuja aktiivisena työaikana? Vai syöksytkö kokouksesta toiseen, vastailet sähköposteihin ja chätteihin, teet nopeita ratkaisuja aiempien rutiinien pohjalta?
Aikaa huolelliselle ajattelulle tuntuu löytyvän vasta illalla, ehkä lenkillä tai iltateen ääressä. Silloin on mahdollisuus puntaroida päivän aikana esiin tulleita aiheita, miettiä ratkaisuja, suunnitella asioita usean vuoden aikajänteellä. Parhaat ideat tulevat mieleen vasta sitten, kun niille on ajattelussa tilaa. Jatkuva reagointi asioihin vie kyllä päivittäistekemistä eteenpäin, mutta hautaa pitkäjänteisen ajattelun alleen.
Sähköinen keskustelu vie enemmän aikaa
Tämä ongelma tuntuu vielä voimistuneen etätyön myötä. Keskustelut, jotka aiemmin olisi hoidettu avokonttorissa kääntymällä työkaverin puoleen, aiheuttavat nyt pitkän sähköpostien vaihdannan. Tekstuaalinen viestintä on raskaampaa kuin suullinen, eikä monimutkaisia asioita kirjoittaessa koe samanlaista vuorovaikutuksen tunnetta, kuin juttuhetkessä kollegan kanssa. Kahviautomaatilla vaihdetut tärkeät kuulumiset ja asioiden arvioinnit jäävät kokonaan tekemättä. Uusien haasteiden ratkaiseminen on vaikeampaa, kun tekemistä ei ole ehditty puntaroida yhdessä.
Etätyössä on haasteena jatkuva vuorovaikutusvalmius ja toisaalta tarve keskittyneeseen työskentelyyn. Työyhteisölle ei voi fyysisen olemuksen perusteella viestiä esimerkiksi sitä, onko juuri nyt meneillään syventyvä vaihe raportin kirjoittamisessa. Teknisiä mahdollisuuksia keskeytysten torjumiseen toki on, mutta onko itsekästä olla tavoittamattomissa monta tuntia, jos joku kollegoistasi tarvitseekin juuri sinun apuasi? Joutuvatko muut silloin odottamaan, että suvaitset ”tulla linjoille” ja olet valmis yhteydenpitoon?
Simpansseillakin on parempi työmuisti
Rauhalliset työtunnit ovat kuitenkin todella arvokkaita. Ihmisen työmuistiin mahtuu kerralla 3-5 asiaa, ja pienten tehtävien, muistutusten ja yhteydenottojen jatkuva ponnahtelu täyttää sen nopeasti. Aivotutkija Minna Huotilainen kertoo mieleenpainuvasti, että ihmisellä on huonompi työmuisti, kuin serkuillamme simpansseilla. Aivojamme ei ole tarkoitettu laajan sälämäärän säilyttämiseen. Muistiaan pitäisi pystyä siivoamaan, jotta keskittyminen yhteen asiaan olisi laadukkaampaa. (Lue koko juttu: Aivotutkija Minna Huotilaisen vinkit: näin siivoat muistisi ja opit tehokkaammin | Oppiminen | yle.fi)
Jutussa kerrotaan myös, miten stressi lisää aivojen työmuistin kuormitusta ja työmuistin kuormittuminen stressiä – on siis erittäin helppoa saada aikaiseksi noidankehä, jossa tunnet itsesi superkiireiseksi, mutta saat aikaan vain pikkusälän tönimistä nurkasta toiseen.
Itse olen löytänyt ratkaisuksi sen, että aloitan työpäivän jo kello seitsemältä ja saan vähintään tunnin rauhallista työaikaa ennen aktiivisen työpäivän alkua. Jos työn alla on monta kiireistä asiaa, herään kuudelta ja saan useamman tunnin keskittynyttä työaikaa, jolloin voin jopa pitää meilin ja chatit kiinni. Nämä aikaiset aamut sopivat itselleni, mutta yhtälailla voi hyödyntää myöhäisiä iltoja, jos ne sopivat paremmin omaan rytmiin ja sopivat myös työnantajan tuntiseurantaan. Oma keskustelunsa onkin se, miksi työaikaliukuma alkaa varhain aamulla, mutta päättyy iltavirkkujen näkökulmasta aikaisin, kuuden-seitsemän aikaan.
Kalenterin avulla aikaa ajattelulle
Silti on erikoista, että työpäivän aikana on vaikeaa löytää aikaa keskittymiseen. Juuri tänään iloitsen siitä, että oma kalenterini on puolta tavallista tyhjempi, johtuen Etelä-Suomen hiihtolomaviikosta. Vihdoin on aikaa keskittyä, lukea rauhassa ne pitkät dokumentit, kirjoittaa syventymistä vaativia meilejä ja raportteja. Olen kokeillut myös ”ajatteluaikojen” merkitsemistä työkalenteriin, esimerkiki varaamalla jollekin kirjoitustyölle puoli päivää aikaa. Se toimii osittain – mutta vaarana on itsehillinnän puute, kun huomaan, että juuri näinä tunteina saisinkin hoidettua kaikki juoksevat sälätyöt pois. Se vasta helpottaakin stressikuormaa.
Ratkaisuna näen, että työyhteisössä sovittaisiin yhteydenpidon käytännöistä, jolloin voitaisiin määritellä rauhalliset tunnit ja aktiiviset, vuorovaikutteiset tunnit. On myös tärkeää ymmärtää, että rauhallinen ajatteluaika ja offline-asetus tuottaa parempaa työjälkeä. Vaikka kollega saattaa kaivata sinua hetimiten yhteydenpitoon, on myös hyvä muistaa, että asioiden hauduttelu ja taustojen selvittäminen saattaa tuottaa paremman loppuratkaisun.