Jatkuvasti tavoitettavissa vai offline ajattelemassa?

Pystytkö keskittymään työpäivän aikana vaativiin, pitkäjänteisiin suunnittelutehtäviin? Ehditkö syventyä ajattelemaan ja arvioimaan, tekemään tärkeitä ja suuria ratkaisuja aktiivisena työaikana? Vai syöksytkö kokouksesta toiseen, vastailet sähköposteihin ja chätteihin, teet nopeita ratkaisuja aiempien rutiinien pohjalta?

Aikaa huolelliselle ajattelulle tuntuu löytyvän vasta illalla, ehkä lenkillä tai iltateen ääressä. Silloin on mahdollisuus puntaroida päivän aikana esiin tulleita aiheita, miettiä ratkaisuja, suunnitella asioita usean vuoden aikajänteellä. Parhaat ideat tulevat mieleen vasta sitten, kun niille on ajattelussa tilaa. Jatkuva reagointi asioihin vie kyllä päivittäistekemistä eteenpäin, mutta hautaa pitkäjänteisen ajattelun alleen.

Sähköinen keskustelu vie enemmän aikaa

Tämä ongelma tuntuu vielä voimistuneen etätyön myötä. Keskustelut, jotka aiemmin olisi hoidettu avokonttorissa kääntymällä työkaverin puoleen, aiheuttavat nyt pitkän sähköpostien vaihdannan. Tekstuaalinen viestintä on raskaampaa kuin suullinen, eikä monimutkaisia asioita kirjoittaessa koe samanlaista vuorovaikutuksen tunnetta, kuin juttuhetkessä kollegan kanssa. Kahviautomaatilla vaihdetut tärkeät kuulumiset ja asioiden arvioinnit jäävät kokonaan tekemättä. Uusien haasteiden ratkaiseminen on vaikeampaa, kun tekemistä ei ole ehditty puntaroida yhdessä.

Etätyössä on haasteena jatkuva vuorovaikutusvalmius ja toisaalta tarve keskittyneeseen työskentelyyn. Työyhteisölle ei voi fyysisen olemuksen perusteella viestiä esimerkiksi sitä, onko juuri nyt meneillään syventyvä vaihe raportin kirjoittamisessa. Teknisiä mahdollisuuksia keskeytysten torjumiseen toki on, mutta onko itsekästä olla tavoittamattomissa monta tuntia, jos joku kollegoistasi tarvitseekin juuri sinun apuasi? Joutuvatko muut silloin odottamaan, että suvaitset ”tulla linjoille” ja olet valmis yhteydenpitoon?

Simpansseillakin on parempi työmuisti

Rauhalliset työtunnit ovat kuitenkin todella arvokkaita. Ihmisen työmuistiin mahtuu kerralla 3-5 asiaa, ja pienten tehtävien, muistutusten ja yhteydenottojen jatkuva ponnahtelu täyttää sen nopeasti. Aivotutkija Minna Huotilainen kertoo mieleenpainuvasti, että ihmisellä on huonompi työmuisti, kuin serkuillamme simpansseilla. Aivojamme ei ole tarkoitettu laajan sälämäärän säilyttämiseen. Muistiaan pitäisi pystyä siivoamaan, jotta keskittyminen yhteen asiaan olisi laadukkaampaa. (Lue koko juttu: Aivotutkija Minna Huotilaisen vinkit: näin siivoat muistisi ja opit tehokkaammin | Oppiminen | yle.fi)

Jutussa kerrotaan myös, miten stressi lisää aivojen työmuistin kuormitusta ja työmuistin kuormittuminen stressiä – on siis erittäin helppoa saada aikaiseksi noidankehä, jossa tunnet itsesi superkiireiseksi, mutta saat aikaan vain pikkusälän tönimistä nurkasta toiseen.

Itse olen löytänyt ratkaisuksi sen, että aloitan työpäivän jo kello seitsemältä ja saan vähintään tunnin rauhallista työaikaa ennen aktiivisen työpäivän alkua. Jos työn alla on monta kiireistä asiaa, herään kuudelta ja saan useamman tunnin keskittynyttä työaikaa, jolloin voin jopa pitää meilin ja chatit kiinni. Nämä aikaiset aamut sopivat itselleni, mutta yhtälailla voi hyödyntää myöhäisiä iltoja, jos ne sopivat paremmin omaan rytmiin ja sopivat myös työnantajan tuntiseurantaan. Oma keskustelunsa onkin se, miksi työaikaliukuma alkaa varhain aamulla, mutta päättyy iltavirkkujen näkökulmasta aikaisin, kuuden-seitsemän aikaan.

Kalenterin avulla aikaa ajattelulle

Silti on erikoista, että työpäivän aikana on vaikeaa löytää aikaa keskittymiseen. Juuri tänään iloitsen siitä, että oma kalenterini on puolta tavallista tyhjempi, johtuen Etelä-Suomen hiihtolomaviikosta. Vihdoin on aikaa keskittyä, lukea rauhassa ne pitkät dokumentit, kirjoittaa syventymistä vaativia meilejä ja raportteja. Olen kokeillut myös ”ajatteluaikojen” merkitsemistä työkalenteriin, esimerkiki varaamalla jollekin kirjoitustyölle puoli päivää aikaa. Se toimii osittain – mutta vaarana on itsehillinnän puute, kun huomaan, että juuri näinä tunteina saisinkin hoidettua kaikki juoksevat sälätyöt pois. Se vasta helpottaakin stressikuormaa.

Ratkaisuna näen, että työyhteisössä sovittaisiin yhteydenpidon käytännöistä, jolloin voitaisiin määritellä rauhalliset tunnit ja aktiiviset, vuorovaikutteiset tunnit. On myös tärkeää ymmärtää, että rauhallinen ajatteluaika ja offline-asetus tuottaa parempaa työjälkeä. Vaikka kollega saattaa kaivata sinua hetimiten yhteydenpitoon, on myös hyvä muistaa, että asioiden hauduttelu ja taustojen selvittäminen saattaa tuottaa paremman loppuratkaisun.

5+1 tekijää, jotka määrittävät tietotyön tuottavuuden

Suurin oivallus tietotyön tuottavuudessa on, että määrä ei korvaa vaikuttavuutta. Tehokas tietotyöntekijä voi saada pienelläkin vaivalla aikaan tarvittavan impaktin, jolloin työaikaa ei tarvitse käyttää tehottomaan tekemiseen vain tekemisen vuoksi. Pyritään saamaan mahdollisimman kepeästi ja helposti aikaan paljon vaikuttavuutta.

Peter Drucker on esittänyt seuraavat teesit jo vuonna 1999 julkaistussa artikkelissa Knowledge-worker productivity (California Management Review). Yhä tänä päivänä niiden viesti resonoi ainakin tällaisessa tietotyön ja työelämän kehittämiseen pyrkivässä henkilössä.

Peter Druckerin esittämät tekijät tietotyön tuottavuudelle ovat:

1. Määritellään, mitä on saatava tehdyksi.
   Tämän ensimmäisen kohdan suurin haaste on, että tietotyöntekijät itse määrittelevät, mikä on työssä olennaista: mikä on kyseessä oleva tehtävä ja mitä sen tulisi olla – mitä on saatava aikaiseksi? Entä mitkä ovat sellaisia tekijöitä, jotka estävät tavoitteiden saavuttamisen ja tulisi poistaa tekemisen tieltä?
   
   
2. Kannetaan vastuu oman työn tuottavuudesta.
   Tietotyöntekijän on itse kannettava vastuu työhön käytämästään ajasta ja työn kustannuksista, suhteessa työn laatuun ja määrään. Oletko koskaan jäänyt viilaamaan jotakin dokumenttia äärimmäisyydestä toiseen, vain saadaksesi omasta mielestäsi täydellisen tuloksen? Kysy seuraavalla kerralla itseltäsi, riittäisikö vähän kevyempikin viimeistely, jotta saat työn eteenpäin ja tartuttua uuteen tehtävään. Olen opettanut itselleni sanontaa ”tarpeeksi valmis”, sillä harvaa työtä kannataa viilata aivan loputtomiin – eteenpäin ja impaktia! Vastuu tuottavuudesta edellyttää myös päätäntävaltaa työn sisällöstä ja tekemisen tavasta.
   
   
3. Kehitetään jatkuvasti omaa työtä.
   Työn jatkuva kehittäminen on osa toimenkuvaa. Ei siis kenenkään muun toimenkuvaa, ulkoa tuotuna kehittämisenä, vaan kehittämisen vastuu on sinun, oman tietotyösi parhaana asiantuntijana. Työn sisällön ja työtapojen kehittäminen ovat osa työnkuvaa: se mikä toimi aloittaessasi tehtävässä, saattaa tänä päivänä olla vanhentunutta. Aika on tuonut mukanaan uusia työkaluja, työn tekemisen tapoja, vähintäänkin viestintätapoja. Jatkuva innovointi on osa työtä.
   
   
4. Edellytetään jatkuvaa oppista ja opettamista.
   Kuten edellä: toimintaympäristö muuttuu, on opittava uutta. Druckerin esiintuoma opettamisen velvoite onkin oppimista kiinnostavampi: omaa työtään, asiantuntemustaan ja siihen liittyviä tehtäviä ja toimijoita on jatkuvasti koulutettava. Kerro työn tekemisen tavoistasi, osaamisestasi, opeta muita. Kun oma työsi kehittyy, on myös siihen liittyvien muiden tehtävien kehityttävä.
   
   
5. Tuotetaan vaikuttavuutta tekemällä oikeita asioita hyvin.
   Vaikuttavuutta saadaan aikaan tekemällä oikeita asioita ja seuraamalla niiden laatua. Mutta miten tätä laatua mitataan? Miten tietotyön vaikuttavuus saadaan esille? Jos päivittäinen tekeminen on esimerkiksi analyysien ja raporttien tuottamista, olisi päästävä kiinni siihen toimintaan, jota nämä tuotokset saavat aikaan. Raporttien oikea-aikaisuus, kaavioiden kattavuus, sivumäärä ja graafinen ilme viestivät laadusta, mutta saavatko ne aikaan vaikuttavuutta? Tietotyön vaikuttavuuden arviointi ei ole yksiselitteistä.
   
   +1: Yrityksessä on nähtävä työntekijät voimavarana, ei menoeränä.
   Mikäli työntekijät nähdään organisaatiossa vain kulueränä, voi luova, itsenäinen ja innovatiivinen tietotyöntekijä tuntea olonsa aika ahtaaksi. Mitataanko tekemistäsi vain määrämitalla vai osaako johto arvostaa näitä muita tekijöitä, laatua ja vaikuttavuutta? Jos näkemys on kovin vinoutunut, ei tietotyöntekijä välttämättä voi itse siihen paljoa vaikuttaa – muutoin kuin lähtemällä organisaatiosta, joka ei näe työntekijöidensä arvoa ja tuottavuuden potentiaalia. Toivottavasti kuitenkin useimmat nykyaikaiset organisaatiot näkevät työntekijänsä Druckerin mietteen mukaisesti tärkeimpänä resurssinaan:

“The most valuable asset of a 21st-century institution will be its knowledge workers and
their productivity.”

Peter Druckerin alkuperäisen artikkelin löydät täältä: Knowledge worker productivity, the biggest challenge. Tämän kirjoituksen innoittajana on ollut myös kirja Järki töihin! Parempien työtapojen opas, jonka ovat kirjoittaneet Sami Paju ja Tapani Riekki (Tuuma-kustannus, 2019).

_{Kuva: khamkhor, Pixabay}

Oletko työyhteisön liekki vai sammutin?

Lämpö luo liikettä, liike on energiaa. Luen Eveliina Salosen ”Johda energiaa” -kirjaa (2020). Salonen näkee energian johtamisen tukevan organisaation uusiutumista. Uusiutuminen on välttämätöntä sekä yksilöille, tiimeille että organisaatiolle, sillä maailma ympärillä muuttuu koko ajan.

Työn tekeminen voi olla fokusoitunutta ja pistemäistä, yhteen asiaan keskittyvää. Näköalat voivat olla laaja-alaisia ja kauaskantoisia. Salonen kirjoittaa selkeästi ja käyttää mieleenpainuvia vertauskuvia: edellä kuvatut ovat laserkatseen tai valokeilan kanssa työskentelyä. Ihmisen energian rytmitystä verrataan autolla ajamiseen ja esimerkiksi keskittymisen häiriintyminen rinnastetaan ajamiseen moottoritiellä. Ajattele, että jokaisen keskeytyksen jälkeen voi kestää jopa 20 minuuttia, ennenkuin pystyt keskittymään asiaan samalla intensiteetillä uudestaan. Mitä jos pysäyttäisit auton hyvästä matkavauhdista pysähdyksiin joka kerta, kun mieleesi tulee keskeytys? Miten paljon aikaa ja energiaa se viekään.

Mielenkiintoisinta kirjassa on kuitenkin lämpöenergian lainalaisuuksien tuominen ihmisistä koostuvan organisaation tarkasteluun. Asioihin keskittyvä johtaminen tuo esiin lukuja ja prosentteja, ja vaarantaa työntekijöiden näkemisen ihmisinä. Ovatko työntekijätkin vain lukuja ja tuotannon välineitä? Näethän myös ihmiset ja heidän energiansa. Tietenkin työssä tarvitaan asiajohtamista ja luvut ovat tärkeitä seurannan välineitä. Salonen varoittaa kuitenkin, että ihmisten välineellistäminen voi johtaa ylimielisyyteen ja käskyttävään johtamiskulttuuriin.

Jos työntekijä ei koe olevansa tärkeä, sammuu sitoutuminen tavoitteisiin ja toimintatapoihin. Välinpitämättömyys on todella vaarallinen ideoiden ja tekemisen laadun saammutin. Energia alkaa suuntautua muualle.

Sen sijaan lämminhenkisessä organisaatiossa liikkuu energia: johtaja luo välittämisen kulttuuria, työntekijät sitoutuvat organisaatioon. Psykologinen turvallisuus mahdollistaa itsensä likoon asettamisen ja ideoiden esittämisen, pelkäämättä kasvojen menetystä. Turvallisessa ja luottavaisessa ympäristössä voidaan ylittää omia rajoja ja sparrata kollegoja uusiin asioihin tarttumisessa. Työyhteisössä välitetään kanssaihmisistä ja jokainen on ”kaunis, arvokas, taitava ja merkityksellinen” yhteisön jäsen.

Johtajan ja työkavereiden olemuksen ja viestintätaitojen merkitys kasvaa virtuaalisissa vuorovaikutustilanteissa, joissa tulisi pystyä asioiden edistämisen ohella osoittamaan toisia kohtaan arvostusta ja välittämistä. Miten voidaan ruokkia sitoutumista, uteliaisuutta ja heittäytymistä etäyhteydellä? Pystytkö itse välittämään videokokouksessa lämpöä ja tukea, synnyttämään omistajuutta yhteiselle asialle? Pehmeät vuorovaikutustaidot korostuvat digitaalisessa vuorovaikutuksessa kaiken teknisen osaamisen ohella. Osaako johtaja ottaa roolinsa myös välittämisen ja lämmön luomisen osoittamisessa, vai onko helpompaa keskittyä taulukoiden ja tulostavoitteiden esittelyyn? Ehkä asiapitoisiinkin kokouksiin olisi saatava pieni pala inhimillistä vuorovaikutusta lämmön luomisen edistämiseksi.

_{Kuva Iván Tamás, Pixabay.}

Työn imu syntyy työyhteisöstä

Vallitseeko tiimisi työpäivissä energinen ryhmäflow vai latistunut välinpitämättömyys? Aloitatko työpäiväsi energisenä, innostuneena siitä mitä tehtäviä pääset tänään toteuttamaan ja minkälaisia yllätyksiä eteesi singahtaa? Kirjoitatko meilejä ja pikaviestejä ajatus hehkuen, näppäimistön helinän rytmittäessä etenemistä? Soiko äänessäsi ilo ja innostus, kun soitat puhelun kollegalle?

Tällaistakin voisi työpäivä olla – ja parhaimmillaan onkin. Silti on ajoittain väistämättä hetkiä, jolloin työn imu on kadoksissa ainakin hetkellisesti. Työyhteisö on äärimmäisen oleellinen osa työn imun syntymistä: siitä nousevat työn merkityksellisyys, yhteisiin tavoitteisiin sitoutuminen, ylpeys omasta työstä ja osallisuudesta organisaatioon.

Kirjoitin ensimmäisen opinnäytetyöni ravintolakoulun opiskelijoiden työmotivaatiosta palkattomassa työharjoittelussa. Opiskelin tuolloin (1990-luvun lopulla) Turun ammatti-instituutissa hotelli- ja ravintola-alan esimiestutkintoa ja tein esimiesharjoitteluani Saarenmaalla, Kuressaaren ravintolakoulussa. Tunnelma koulussa oli välitön ja hyväntuulinen. Opiskelijat tuntuivat nauttivan työskentelystään nollakorvauksesta huolimatta.

Esimiesharjoitteluni sisälsi työvuorojen suunnittelua, menujen laatimista, tilausten käsittelyä ja opiskelijoiden ohjaamista. Työn alkaessa keksin lopputyöni aiheen: halusin tutkia, mikä sai aikaan opiskelijoiden työmotivaation, sitoutumisen, oppimisen halun ja innostuneisuuden palkattomassa työharjoittelussa. Eestin kielessä oli jo tuolloin, vuonna 1996, oikein osuva termi tälle asialle: ”töötuju”. Suomensin tätä käsitettä haparoiden työmotivaatioksi, työmieleksi, työhaluksi. Ravintolakoulun oppilaat kertoivat töötujun syntyvän hyvästä yhteishengestä, mahdollisuudesta toteuttaa itseään ja työn tulosten näkemisestä.

Suomessa alettiin käyttää käsitettä ”työn imu” 2000-luvun alkupuolella: työn imu on työssä koettua energisyyttä, uppoutumista, omistautuneisuutta, merkityksellisyyden tunnetta, ylpeyttä ja flow-tilaa. Tärkeää työn imun synnyssä on hyvä työyhteisö, mahdollisuus toteuttaa itseään ja työn merkityksellisyys (esim. Hakanen, 2018). Työn imu ennaltaehkäisee työuupumusta ja tuottaa yritykselle parempaa tulosta. Innostus ja omistautuminen näkyvät asiakkaille, tekevät työntekijöistä tyytyväisiä ja saavat aikaan positiivisen kierteen työyhteisössä.

Suomessa työn imua koskevaa tutkimusta tehdään mm. Työterveyslaitoksella ja LUT-yliopistossa. TTL:n sivuilta löytyykin erinomainen työn imu -testi, jonka täyttämällä saa nopeasti tulokset oman työn imun tasosta. Helppolukuisessa arvioinnissa tarkasteluun nostetaan tarmokkuus, omistautuminen ja uppoutuminen. Armollista työn imun testissä on, ettei ihmisen tarvitse olla valtavassa flow-tilassa koko aikaa joka päivä – työn imun tuntemuksia voi kokea myös harvakseltaan, ja tärkeämpää ehkä onkin pitkän aikavälin työn imu, ei vain hetkellinen hekuma.

Voit lukea lisää työn imusta esimerkiksi Jari Hakasen kirjasta Työn imu (2018), joka esittelee myös konkreettisen TIP-työkalun työn imun kehittämiseen. Kirjan sisältöä kuvataan seuraavasti: ”Työn imu on löydettävissä jokaisella työpaikalla. Sen edistäminen ei vaadi ihmeitä eikä suotuisia taloussuhdanteita, vaan inhimillisyyttä ja halua parantaa arkisia toimintatapoja. … Työn imun seurauksena työhön haluaa panostaa ja työssä viihtyy. Työntekijälle se merkitsee mielekkäitä kokemuksia työssä. Yrityksille työn imu tarkoittaa parempaa tuottavuutta. – Hyvin toteutuneessa työn imussa kaikki ovat voittajia!

Digitaalisen yhteistyön aikana onkin haasteena, miten ylläpidetään tunnetta työyhteisöstä. Vaikka työ ei olisi sisällöltään kovasti muuttunutkaan, voi fyysisen työympäristön katoaminen lisätä vieraantumisen tunnetta. Miten saadaan välitettyä yhteenkuuluvuuden tunnetta, yhteisiä tavoitteita ja työn merkityksellisyyttä? Keskeiseen rooliin nousevat työyhteisön vuorovaikutustaidot ja esihenkilön kyky olla läsnä myös etänä. Digitaalinen viestintä vaatii harjaantumista etenkin ei-diginatiiveilta, mutta myös yhteinen opettelu ja ajoittainen kompastelu voivat tukea yhteenkuuluvuutta. Haasteet selätetään yhdessä.

_{Kuva: Priscilla Du Preez on Unsplash}

Tietokankeus estää innovoinnin

Oletko ikinä astunut palaverihuoneeseen intoa puhkuen, päästessäsi vihdoin esittämään upeaa ideaasi vastaanottavalle yleisölle? Tai lähestynyt pomoasi innostuneena, odottaen että kertomalla ideasi hänelle pääset etenemään nopeasti ajatuksesi kanssa tavoitetta kohden, hänen luvaten sinulle resurssit sen toteutukseen? Entä kun vastaanotto onkin penseää, ja innostustasi toppuutellaan pyytämällä tarkempia taustoja ja arvioita, toisenlaista esitysformaattia ja ajatuksesi edistämistä byrokraattisen proseduurin mukaisesti?

Olen kokenut tällaisia tilanteita itse ja seurannut vierestä, kun liekeissä olevan kollegan paloa sammutellaan. Hyvää ideaa arvioidaan liiankin kriittisesti ja realistisesti, eikä kuulijakunta ymmärrä esittäjän kipinää. Innostuksen laantumisen näkee aivan silmissä. Omalla kohdalla tunnustan kyseessä olevan ajoittain ihan aiheellisenkin kritiikin, sillä ideani saattavat olla hyvinkin raakileita siinä vaiheessa, kun lähden niitä esittämään.

Asiassa ei ole niinkään huolettavaa se, että vaaditaan huolellisempaa valmistelua – sehän on vain hyvä asia – vaan se, miten ihmisen energia sammuu. Kun tällainen toistuu vielä isommassa mittakaavassa, ja jokaisen uuden idean tai hankkeen ympärille järjestetään raskaita rakenteita, päästään helposti myös eroon nopeasti syttyneistä ideoista ja mahdollisista usista innovaatioista. Jaksaako ehdottaa uutta, kun tietää sen tarkoittavan raskasta etenemistä? Vielä ikävämpää on, jos ideaa esittävä henkilö tuntee joutuvansa ylimääräisen työtaakan kohteeksi esittäessään ideoita: innovaatioiden ja uusien ideoiden pitäisi kuitenkin viedä organisaation toimintaa eteenpäin.

Nojaudun omassa tietokäytäntöjen ajattelussani paljon japanilaisten tutkijoiden Ikujiro Nonakan, Hirotaka Takeuchin ja kollegoiden esittämiin ajatuksiin. Heidän laajoihin tutkimuksiinsa pohjautuvat teoriat uuden tiedon luomisesta korostavat tiedonkäytön ympäristöjen energisointia. Nonaka ja Takeuchi esittelevät kattavasti myös uuden tiedon luomisen edellytyksiä, johon lukeutuvat mm. organisaatiossa vallitseva luottamus ja välittäminen sekä tiedon saannin runsaus. Helppolukuisen version heidän tutkimuslöydöistään voi lukea esim. täältä Harvard Business Review:n sivulta: The Knowledge-Creating Company (hbr.org)

Tietoympäristöjen (joita Nonaka et al. kutsuvat teorioissaan Ba-tiloiksi) energisointi olisikin otettava tarkasteluun arkipäivän johtamisessa ja tiimien toiminnassa. Mitä jos ensi kerralla ideaansa esittelevää, innokasta kollegaa kohtaisikin kannustavat ja uteliaat kommentit? Miten keskustelu lähtisi etenemään mahdollistavana ja ratkaisuja etsivänä, eikä suinkaan negatiivisena ja mahdollisia puutteita etsivänä?

Tietoympäristöjen energisointi on osa tiedonhallinnan taitoja, joita käsitellään tulevalla Tietotreenit-kurssilla. Kyseessä ovat hyvin tavalliset vuorovaikutukseen liittyvät taidot, joiden huomioimisella voit saada aivan uudenlaisia tuloksia tiedon luomisen prosessien tukemisessa – ruohonjuuritasolta lähtien.

Tiedon hallintaa voi opetella

Jokainen meistä hallitsee päivittäistä tietotulvaa omalla tavallaan. Yhden päivän aikana toimit monenlaisissa rooleissa, joihin jokaiseen liittyy omanlaistaan tietoa. On töihin liittyvää, jatkuvasti päivittyvää tietoa kuten sähköposti- ja chättikeskusteluja. Työhön liittyvät mös erilaiset pysyvät säännöt ja menettelytavat, joita tulee tässä kaikessa noudattaa ja jotka eivät jätä tilaa luovalle tulkinnalle. Työpäivän aikana tarvitsetkin sekä luovaa ongelmanratkaisua että säännöissä pysymistä, jotka molemmat tuntuvat rasittavan mieltäsi eri tavalla.

Arkipäivän muut asiat tuovat tietoosi viestejä kotimaan tapahtumista, ulkomaan uutisia, viestejä päiväkodista ja/tai koulusta, ystäviesi ja perheesi muita kuulumisia, kiinnostavia ehdotuksia harrastusseuroilta, kauppalistan kokoamista, mainoksia… Jos joskus pysähdyt analysoimaan omaa tietomaisemaasi, yllätyt varmasti. Yksinäisessä kotikonttorissakin olet valtavan tietotulvan kohteena jo tietokoneen välityksellä. Taustalla soiva radio ja vieressä piippaileva kännykkä lisäävät tätä tietomassaa.

Oletko huomannut, miten hankalaa on keskittyä edes viisitoista minuuttia yhteen asiaan, vilkuilematta muita tietokanavia? Ajattele, mitä tämä tekee aivoillesi ja ajattelutyöllesi – ei ihme, jos olosi on läkähtynyt päivän päätteeksi. Muistiliiton Hyvä työ aivoille -listaus tuo esiin tärkeitä tekijöitä kognitiivisen kuorman vähentämiseksi: vähennä tietotulvaa, hallitse keskeytyksiä, käytä muistin apuvälineitä.

Hyvä puoli tietosilpun rasittavuuden tiedostamisessa on, että tiedonhallintaa ja siihen liittyvää ajan hallintaa voi harjoitella. Olen lanseeraamassa helmikuussa 2021 Tietotreenin, jossa keskitytään sekä henkilökohtaiseen tiedonhallintaan että ajan hallintaan. Nämä kaksi kulkevat rinnakkain tyypillisen työpäivän aikana ja tiedostamalla sekä henkilökohtaisen tiedonhallinnan (Personal Knowledge Management) että ajan hallinnan johtamisen tärkeyden, tulet saamaan työpäiviisi rauhaa ja parempia mahdollisuuksia keskittymiseen.

Seuraamalla Tietotreenin ohjeita voit myös luottaa siihen, että opit organisoimaan päivittäistä tietosilppuasi ja löydät tavat organisoida tietotulvaasi ja päivittäistä viestintääsi paremmin. Monet asiat ja menetelmät koulutuksessa ovat tuttuja ajan hallinnan harjoituksista, mutta yhdistettynä ajatukseen tiedon hallinnasta saamme kevennettyä päivittäistä kognitiivista kuormaa.

Voin vakuuttaa näiden olevan sinullekin hyödyllisiä harjoitteita. Olen itse tällaisilla ajan- ja tiedonhallinnan menetelmillä pystynyt suoriutumaan esimerkiksi toisen tutkinnon opiskelusta päivätyön ohella, lukuisista omien ja lasten harrastusten koordinoinnista, osallistumisesta yhdistyksien työhön, vapaa-ajan kirjoitusharrastuksesta, jne. Kaikelle löytyy aikaa ja paikka, kunhan saat organisoitua tietomaisemasi paremmin. Tämä luo sinulle mahdollisuuksia ammatilliseen kehittymiseen, opiskeluun, itsesi fyysiseen tai henkiseen kehittämiseen ja uusien asioiden omaksumiseen – tai ihan vain rauhallisempaan mieleen, kun saat tietotulvasi hallintaan.

Lisätietoja Tietotreenistä on tulossa tammikuussa 2021! Tervetuloa mukaan.

Oletko tietopullukka?

Etätyöpäivät ovat täynnä sähköistä vuorovaikutusta, viestintää, tietovirtaa sähköpostissa ja uutisissa, intranetissä ja organisaation omassa chätissä. Siihen päälle vielä muutama ulkoisen tahon järjestämä webinaari, tiedotustilaisuus, ryhmätyöpaja ja nice to know -luokan seurattava asia.

Olet aivan läkähtynyt, kun olisi aika sulkea tietokone ja nouset tyrmistyneenä tuolistasi perheen huudellessa huomiota. Päivä on ollut täynnä tietomättöä, jonka ahmiminen jättää saman tunteen kuin nakkikioskilta aamuyöllä haettu rekkamiehen annos.

Törmäsin LinkedInissä mielenkiintoiseen kirjoitukseen, joka antoi termin tälle kummalliselle tunteelle, joka jättää jälkensä sekä mieleen että kehoon. Monica Watt nimeää ilmiön knowledge obesityksi, tietolihavuudeksi, ja näkee ratkaisuna tietotulvan hallinnan HR:n ja esimiesten taholta. Alkuperäisen artikkelin voit lukea täältä: Struggling with knowledge obesity? You’re not alone.

Ongelma tässä tiedon mättämisessä on, että kaiken tietomäärän keskellä emme pysty enää prosessoimaan saamaamme informaatiota. On mahdotonta ryhtyä tarkoituksenmukaiseen toimintaan, toteuttaa suunnitelmia, kun olemme aivan läkähdyksissä päivien aikana kasaantuneesta tietomassasta. Miten erottaa tärkeimmät ja kaikkein tärkeimmät tiedot, entä aikajanaltaan erilaiset asiat? Toiseen on reagoitava heti, tuo kolmas asia voi jäädä odottamaan ensi viikkoon.

Kognitiiviset kykymme eivät kestä tällaista jatkuvaa pommitusta, vaan mieli tarvitsisi myös lepoaikaa, palautumista, tilaa hengähtää. Miten ihanalta tuntuisikaan laihdutusmuotona tunnettu pätkäpaasto tietovirtojen suhteen?

Mutta kenen tehtävä tietomassan hallinta ja informaation suodatus on? Mainitussa artikkelissa vastuuta vieritetään HR:lle ja esimiehille, joiden tehtävänä olisi sekä tiedonsaannin säätely että merkittävän tiedon tulkkaus asiantuntija-alaisille. Ajatus tiedon sääntelystä tuntuu itselleni vieraalta, etenkin itseohjautuvan asiantuntijuuden johtamisen näkökulmasta. Olen enemmänkin sen kannalla, että tiedon runsaus ja ylensaanti (ei ylensyönti!) voi edistää uuden tiedon luomista ja innovaatioita.

Toinen aspekti tietomassan hallinnassa, auttaminen merkityksellisen tiedon valinnassa, taas tuntuu sitäkin tärkeämmältä. Tässä roolissa esimies toimii kuin PT tai ravitsemusasiantuntija, ohjaten ryhmäänsä oikeanlaisen ja hyvälaatuisen tiedon pariin: millainen tieto on meidän toimintamme kannalta merkittävää, millaiseen tietoon keskittymällä saamme tuloksia. Harjoittamalla näitä tiedon valitsemisen ja käsittelyn taitoja, pääsemme kognitiivisissa haasteissa tavoiteltuihin tuloksiin, kunhan tämä päämäärä on kirkas.

Olisiko yksi tulevaisuuden esimiehiltä vaadittavista taidoista siis henkilökohtainen tietovalmentaja ja tiimin tietotavoitteiden kirkastaja? Henkilöstön osaamisen kehittäminen lienee mainittu monenkin esimiehen työlistalla, mutta minusta tämä tietopullukoiden treenaus ja tietotulvassa navigoinnissa auttaminen vievät tekemistä vielä konkreettisempaan ja samalla haastavampaan suuntaan.

Lähtisitkö mukaan tietodieetille tai haluaisitko opetella tietopullukoiden treenaajaksi? Lisätietoja tästä on saatavilla helmikuussa 2021 alkavassa Tietotreenit-koulutuksessa.

Tietosilpun haravointia

Yhden työpäivän aikana, työpäivän virrassa vastaasi tulee useita aiheita, asioita, askareita ja kaikkea silppua, joka on työsi kannalta kiinnostavaa ja useimmat asioista vielä välttämättömiä, nopeaa reagointia tarvitsevia. Et ehdi keskittyä isoihin tehtäviin, kun pienet asiat vievät kaiken aikasi. Tällaisen silpusta koostuvan päivän jälkeen olosi voi olla aivan hengästynyt henkisesti, vaikket olisi liikahtanut tuoliltasi kuin muutaman askeleen koko päivän aikana. Saatat tuntea myös tyytymättömyyttä päivän aikaansaannoksia kohtaan, kun jokin iso ja tärkeä asia on yhä kesken.

Olen itse sellainen innostuja-tyypin ihminen, että haluan tietää sekä tuosta että tästä oman alani asiasta, haluan seurata jotakin syvemmälle ja palata johonkin asiaan perusteellisesti kollegoiden kanssa. Tällaisia ympäriinsä sinkoilevia teemoja saattaa olla jopa kymmeniä. Lisäksi on vielä työhön ja vastuisiin liittyviä tehtäviä, jotka eivät ole niinkään kiinnostavia, mutta sitäkin tärkeämpiä tehdä ajallaan.

Hyvä tapa, jolla saan pidettyä kiinnostavat asiat jotenkin mielessäni ja tallessa myöhempää käsittelyä varten, on koota niitä itselleni sähköisiin muistikirjoihin. Käytän tähän mm. työkoneella olevia muistilappuja, verkossa olevia Googlen työkaluja, joihin pääsen omalla priva-puhelimella ja tabletilla, kollegoiden kanssa jaettua Trello-taulua ja joskus jopa nauhoitettuja ääniviestejä itselleni. Välillä meilaan tai lähetän Messenger tai Whatsapp-viestin itselleni vain saadakseni kiinnostavan linkin talteen ja myöhempään käsittelyyn. Jaan muistiinpanojani ja talteen poimittuja ajatuksia kollegojen kanssa hyvin matalalla kynnyksellä, koska toivon sen herättävän heissäkin jonkin ajatuksen kipinän ja uusia oivalluksia.

Ajattelen näitä keinoja tietosilpun haravointina. Tiettyjä teemoja haravoin yhteen kasaan, toisia aiheita omaan pinoonsa. Osa päivittäisestä tietosilpusta kuuluu kollegojen kanssa jaettavaksi, osa on sellaista, jota haluan käsitellä vain itsekseni. Tärkeintä tässä jatkuvassa haravoinnissa on se, että se estää tietotulvasta ahdistumisen. Vaikka olen tehnyt tätä haravointia vuosikausia, en voi sanoa olevani täysin tyytyväinen tapaani hallita tietoa. Antaisin itselleni arvosanaksi kahdeksikon.

Tietosilpun hallinta vaatiikiin harjoittelua ja harjaantumista ja itselle sopivien tapojen löytämistä. Itse voin kuitenkin lohduttautua sillä, että huolimatta haravointitaitojeni vaillinaisuudesta, olen onnistunut mm. opiskelemaan toisen maisteritutkinnon täysipäiväisen työn ohella, osallistumaan yhdistysten työhön, harrastuksiin ja vieläpä manageroimaan perheen harrastuksia ja remontteja. Ilman täydellisyyttäkin voi siis pärjätä! Tietosilpun haravoinnin taitoja käsitellään tammikuussa alkavalla Tietotreenit-kurssilla – tervetuloa!

Tärkeitä viestejä ei saa mennä ohi kiireen takia – eikä tulevaisuuden kannalta tärkeitä teemoja saisi ohittaa vain siksi, että on niin kova kiire. Alla on lempiesimerkkini asiasta: pyörän käyttöönottaminen ei kelpaa raskaan kuorman kuljettajille, sillä he ovat ”liian kiireisiä”.

Tietotulva nousee työn tielle

Olet varmasti havahtunut viime aikoina siihen, miten tärkeää tehokkaalle työn tekemiselle on tiedon tulvan hallinta.  Ihan tavallisessa asiantuntijatyössä päivittäin työpöydälle saapuvan tiedon määrä on sellainen, että ilman tehokkaita tiedonhallitsemisen taitoja ja ajankäytön kurinalaisuutta, on helppoa täyttää työpäivänsä pikkuasioiden hoitamisellla.

Miten helppoa onkaan seurailla viestien virtaa ja siirtyä tehtävästä toiseen, lukea ja vastailla eri ihmisten tarpeisiin – saamatta lopulta mitään todellista aikaiseksi päivän aikana. Tämä synnyttää stressiä ja kuormittaa aivokapasiteettiasi. Kun työpäivän aikainen viestienvaihto lopulta laantuu, olet jo käyttänyt energiasi juoksevien asioiden, tuttavallisesti ”kaiken sälän” hoitamiseen. Vaikka ajan ottaminen tärkeille, ajattelua ja keskittymistä vaativille asioille olisi nyt mahdollista, alkavat voimasi olla lopussa.

Tulenkin käsittelemään tässä blogissa sekä tiedonhaun taitoja, että tiedonhallinnan välineitä. Ja huomautan, tarkoitan näillä hyvin inhimillisiä ja henkilökohtaisia tiedonhaun ja -hallinnan välineitä. Näitä ovat ajan käyttö, tietosilpun talteen saaminen, tiedon jakaminen kollegoille, tietovirtojen seuraaminen, henkilökohtainen tiedon hallinta – en niinkään käsittele tietokantoja ja asiakirjahallinnon järjestelmiä. Tähän on syynä se, että ensiksi mainituista ei mielestäni puhuta tarpeeksi.

Ihmisten toiminnan ja vuorovaikutuksen rooli tiedon hallinnassa, tiedonhaussa, jakamisessa, muokkaamisessa ja uuden tiedon luomisessa  ovat loputtoman kiinnostava alue, jota meidän tulisi ymmärtää ja tukea paremmin!