Olen kokenut tietoasiantuntija ja ikuinen aikuisopiskelija, KTM, YTM. Toisen maisterintutkintoni suorittamisen aikana vaihdoin työpaikkaa kaksi kertaa, tein karaten alkeiskurssilla keltaisen vyön ja osallistuin kolmen yhdistyksen toimintaan. Olen oppinut kantapään kautta, että kaikkeen kyllä pystyy, kun ottaa sille tarvittavan ajan ja paikan. Tietotreenit-koulutus pureutuu juuri tämän haasteen ratkaisemiseen: saat keinoja tietotulvan hallintaan ja tiedon käytön tehostamiseen.
Tietotreenit tarjoaa välineitä oman tietoympäristön hallintaan yhdistämällä tiedonhaun taitoja, ajankäytön hallintaa ja viestintätaitojen kehittämistä. Tietotreenien tavoitteena on tehdä kaoottisesta tietoympäristöstä hallittu, harmoninen tietomaisema.
Tutustu sisältöön ja tilaa koulutus organisaatiollesi! Toteutus räätälöidään teidän kokous- ja oppimisympäristöönne sopivaksi.
Kurssin sisältö:
1. Tietomaiseman tarkastelu
Tietotreenien ensimmäisessä osassa istutaan hetkeksi alas ja piirretään oma viikottainen ja päivittäinen tietomaisema. Mitä kaikkia tiedonlähteitä ja viestintäkanavia työpäivääsi sisältyy? Minkälaisissa rooleissa toimit jo yhden tavallisen arkipäivän aikana? Entä viikon aikana, mitä kaikkea huomioitavaa työtehtäviisi ja arkeesi sisältyy? Miten hallitset niihin liittyvää tietoa? Mikä häiritse tavoitteidesi saavuttamista – mikä taas on aivan välttämätöntä työssäsi?
Lähtötilanteen kartoittaminen auttaa asioiden kehittämisessä.
2. Ajankäytön hallinta
Toisessa osiossa esitellään tavallisia ja varmasti monelle jo ennestäänkin tuttuja ajankäytön välineitä: pomodoro-menetelmä, työpäivän jakaminen hiljaisiin ja vuorovaikutuksellisiin jaksoihin. Uutta tässä ajankäytön hallinnan osiossa on sen yhdistäminen tiedonhallintaan: miten saat hallittua sekä aikaa että tiedonkäyttöä? Jaksolla esitellyt asiat pohjautuvat osin Hyvä työ aivoille -ajatteluun, jossa olen erityisen ihastunut kognitiivisen kuorman vähentämiseen.
3. Tiedonhaun taidot
Kurssin tylsin osuus? Jokainenhan meistä osaa hakea tietoa, eikö? Kyllä vain, mutta tässä tuodaankin tiedonhaun palettiisi muutama täsmätaito: Google Advanced -tehohaut, tutkimustieton hakeminen avoimista portaaleista ja tiedonhaun tulosten kokoaminen ja esittäminen. Kurssin tämä osuus perustuu työkokemukseeni, opintoihini ja tutkimusassistenttina toimimiseen. Lupaan, että tämä osuus ei ole tylsä eikä raskas, vaan kevyt ja hyödyllinen.
4. Tietosilpun hallinta
Lempiaiheeni: tietosilppu! Tämä kognitiivisen kuorman perimmäinen aiheuttaja voi pitää meidät kiireisenä päivästä toiseen ja tuskastumme, kun emme saa ”oikeita töitä” tehtyä. Meneekö jokin tärkeä viesti ohi, kenen muun pitäisi olla tästä asiasta tietoinen? Tietosilppu vie aikaa ja ajatusresursseja. Olen kehittänyt itselleni tietosilpun hallinnan taitoja ja -tapoja, jotka jaan tässä osiossa.
Tietosilppu-osiossa keskustellaan teknisten taitojen lisäksi tiedon hallinnan henkisistä taidoista: tietoähkystä ja siitä, miten esihenkilö tai asiantuntija voivat omalta osaltaan vähentää tiedon ylitarjonnasta johtuvaa tietopullukkuutta.
5. Tiedon jakaminen
Tietoa voidaan jakaa sekä teknisesti että suullisesti ja kineettisesti, persoonallisessa vuorovaikutuksessa. Tekninen tiedon jakaminen lieneekin monille tuttua: massajakelu sähköpostilistoilla, tiedostojen tallentaminen organisaation yhteisille verkkolevyille tai pilveen, asiakirjahallinnon järjestelmät, tietokannat. Mielenkiintoista onkin tarkastella myös sosiaalista ja henkilökohtaista tiedonjakamista, johon liittyy suullinen viestintä ja ihmisten välinen vuorovaikutus.
Kurssin tiedon jakamisen osiossa tarkastellaan erilaisissa tiedon jakamisen tavoissa tarvittavia taitoja ja ymmärrystä.
6. Tiedonkäytön ympäristöjen energisointi
Tiedon luomiseen ja innovointiin tarvitaan otolliset olosuhteet. Toisaalta on myös tilanteita, jolloin tiedonvaihdanta ja tiedontallentaminen on hyvinkin yksioikoista ja teknistä. Tiedon luomisen prosessissa onkin erotettavissa useita vaiheita, joissa jokaisessa tarvitaan omanlaista toimintaa ja energiaa: välillä on vain puurrettava sitkeästi, seuraavassa hetkessä on kyettävä aivoja vetreyttävään ajatteluun ja sallittava ideoiden singahtelu.
Analysoimalla erilaisten tiedonkäytön ympäristöjen tarvitsemia teknisiä, sosiaalisia ja kognitiivisia tekijöitä pääsemme myös kiinni siihen, miten niitä voidaan parhaiten tukea.
7. Miten viedä kurssin ajatuksia käytäntöön?
Tärkeänä toimintaa kehittävänä asiana on tietenkin se, miten saat vietyä kurssilla käsitellyt asiat käytäntöön. Kuinka lukuisia oppeja ja ideoita jääkään käyttämättä, kun kurssilta lähtiessä ne unohtuvat vihkoihin ja mielen sopukoihin? Tiedon ja ajan hallinta työelämässä on myös koko työyhteisön asia: millaisia käytäntöjä omassa työssä on mahdollista toteuttaa, millaista käyttäytymistä hyväksytään?
Konkreettinen ongelma tästä on esimerkiksi se, voiko asiantuntija tai esihenkilö olla tavoittamattomissa muutaman tunnin päivässä keskittyessään jonkin asian työstämiseen offline. Kurssin viimeisessä jaksossa keskustellaan siitä, miten yllä mainittuja oppeja saadaan vietyä käytäntöön ja mitä se edellyttää henkilön ja organisaation tasoilla.
Koulutuksen kesto ja hinta
Koulutus toteutetaan moduuleina, jotka suoritetaan kuukauden aikana. Kurssin seitsemää teemaa käsitellään verkkoluennoilla, tehtäväkirjan avulla ja verkkokeskusteluissa. Kuormitus on noin kaksi tuntia per viikko – tarkoitus on antaa hyvin käytännöllisiä työkaluja tietomaiseman hallintaan, ei suinkaan läkähdyttää osallistujia.
Koulutus on hinnoiteltu hyvin asiakasystävällisesti: kokonaisuuden hinta on 70e (alv. 0%) per osallistuja. Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin räätälöidään toteutus juuri teidän tarpeisiinne.
Olen kaivannut tällaista kokonaisvaltaista tiedon hallinnan, tiedon käytön ja työyhteisötaitojen kurssia. Tyypillisesti näitä asioita käsitellään erillisinä: tiedonhakua yhtäällä, ajanhallintaa toisaalla ja viestintätaitoja omina, teknisinä taitoinaan. Tämän kurssin tarkoitus on tuoda näitä asioita yhteiseen tarkasteluun, sillä työssä ne toteutuvat yhtenäisenä ongelmavyyhtinä – joka on kuitenkin ratkaistavissa.
Kurssin suunnittelija ja kouluttaja Katja Hilska-Keinänen
Knowledge Tools 